DEFINISI PENDAFTAR

Menurut Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Pendaftar bermaksud ' Pendaftar, atau Ketua Jabatan dalam Universiti yang menguruskan hal sumber manusia, hal akademik atau hal pentadbiran umum, dan termasuklah mana-mana orang lain dengan gelaran apa jua disebut, yang dilantik ke jawatan sepenuh masa yang diwujudkan dan dinamakan seperti itu oleh Statut atau selainnya.

PERANAN PENDAFTAR

Peranan Pendaftar tertakluk kepada Akta Universiti dan Kolej 1971 Perlembagaan Universiti Sains Malaysia,
dinamakan Statut XXI - PENDAFTAR telah mula berkuatkuasa pada 1 Januari 1979.

Peranan Pendaftar antara lain hendaklah termasuk perkara-perkara yang berikut :-

1. sebagai penyimpan rekod, dokumen dan apa-apa harta lain Universiti yang ditentukan oleh Naib Canselor dari semasa ke semasa.
2. bertindak sebagai Setiausaha kepada semua Pihak Berkuasa Univeristi dan menyimpan minit mesyuarat Pihak-Pihak berkuasa tersebut.
3. menguruskan peperiksaan yang dijalankan oleh Universiti.
4. melaksanakan apa-apa fungsi lain sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan sewajarnya tugas-tugas yang diberikan kepadanya oleh Perlembagaan, Statut-Statut, Akta-Akta dan Peraturan-Peraturan.
5. menjalankan apa-apa tugas lain sebagaimana yang diarahkan oleh Naib Canselor

JABATAN PENDAFTAR SEBAGAI MODEL RUJUKAN

Komitmen kepada budaya kerja yang cekap dan berkesan melalui penambahbaikan yang berterusan telah menjadikan Jabatan Pendaftar sebagai tempat rujukan universiti dan agensi luar dari seluruh negara. Kecemerlangan dan kualiti perkhidmatan ini telah terbukti dan sering dijadikan contoh sebagai sebuah institusi yang terus memimpin dan menginovasi agensi lain ke arah kecemerlangan.

TADBIR URUS YANG CEKAP

Pejabat Pendaftar telah melaksanakan proses penyampaian perkhidmatan secara berkesan untuk menepati petunjuk prestasi utama yang telah ditetapkan oleh universiti. Sehubungan itu, kualiti dan kecemerlangan tadbir urus yang baik sentiasa diberi keutamaan dan perhatian supaya dapat memberikan kepuasan hati kepada pelanggan. Proses kerja yang jelas dan berstruktur dan penambahbaikan secara berterusan telah dibuat untuk mengurangkan aduan negatif yang sama supaya tidak berulang.

Pejabat Pendaftar sentiasa membuat penambahbaikan secara berterusan fungsi utama seksyen-seksyen yang ada supaya sentiasa releven dan memberikan pulangan yang terbaik kepada kualiti perkhidmatan dan pentadbiran.

PERANAN & FUNGSI

1. Pentadbiran
   a) Dasar dan Governan Pendaftar
   b) Urusan Pelantikan Timbalan Naib Canselor (TNC) USM
   c) Urusan Pelantikan Pentadbiran (Pengarah Kampus/Penyelaras/Ketua Jabatan/Penggawa/Penolong Penggawa/Pengerusi Rancangan/Pengurus Program)
   d) Urusan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Pengurusan Pusat Pengajian/Pusat
   e) Mesyuarat Lembaga Gabenor USM (LGU)
   f) Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Operasi USM (JKPO)
   g) Mesyuarat Exco Pendaftar
   h) Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU)
   
   
2. Pengurusan Operasi Jabatan
   a) Hebahan Pendaftar & Pekeliling Pendaftar
   b) Pengurusan Mel Sentral
   c) Pengurusan Kenderaan Jabatan
   d) Penyediaan Laporan Tahunan Jabatan Pendaftar
   e) Penyelaras Latihan Warga Jabatan Pendaftar
   
   
3. Pengurusan Kewangan & Aset
   a) Mentadbir & mengawal hal ehwal kewangan Jabatan
   b) Mentadbir dan mengurus perolehan, sebutharga dan tender Jabatan termasuk waran penerbangan
   c) Mengawal aset & harta jabatan termasuk inventori, audit dan verifikasi stok
   d) Mentadbir dan menyelenggara akaun serta laporan kewangan Jabatan
   e) Menyedia belanjawan tahunan dan jangka panjang serta permohonan peruntukan tambahan
   f) Mentadbir tabung enterprise termasuk pelan pembangunan
   g) Mentadbir bil-bil telekomunikasi termasuk bayaran dan kutipan
   h) Pengurusan Audit Kewangan dan Aset