USM PULAU PINANG, 20 Disember 2023 – Selaras dengan usaha untuk memperkasa tadbir urus dalam organisasi, Universiti Sains Malaysia (USM) melalui Unit Kajian Dasar dan Penyampaian Perkhidmatan, Jabatan Pendaftar telah memperkenalkan Manual Dasar dan Prosedur serta laman sesawang MyGovernance@USM untuk dijadikan panduan dan rujukan dalaman berkaitan pengurusan dan pentadbiran.

Objektif utama pengenalan dokumen tadbir urus berpusat itu adalah untuk meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan secara sistematik serta meningkatkan keyakinan pemegang taruh terhadap keupayaan Universiti.

Ia termasuk menzahirkan komitmen Universiti dalam melaksanakan dasar yang telah dimandatkan bagi mengekalkan akauntabiliti dalam sistem penyampaian Universiti melalui dokumen bersepadu yang tersedia, terkini dan tepat.

Pengerusi Pasukan Petugas (Task Force) Kompilasi Dokumen Tadbir Berpusat, Profesor Dr. Sofri Yahya berkata, proses pengumpulan dokumen tadbir urus berpusat itu telah dimulakan pada pertengahan Mei 2022 merentasi ketiga-tiga kampus di USM.

“Ia turut merangkumi beberapa siri perjumpaan dengan pemegang taruh bagi menerangkan tujuan dan kaedah kompilasi dokumen tadbir urus ini,” ujar beliau ketika majlis pelancaran ringkas manual berkenaan oleh Pendaftar USM, Dato’ Dr. Musa Ali.

Musa turut menyumbang idea dalam penerbitan manual berkenaan khususnya dalam memberi penasihatan dan inspirasi untuk menterjemahkan pendigitalan kompilasi dokumen tersebut melalui Business Process Reengineering (BPR) dan Business Process Automation (BPA).

Ekoran dari usaha berterusan yang dijalankan, sebanyak 1,217 dokumen telah berjaya dikumpul melalui 48 PTJ dan kompilasi dokumen tadbir urus berkenaan dikategorikan mengikut perkhidmatan yang diberikan oleh PTJ dari hujung-ke-hujung (end-to-end) berdasarkan sepuluh intervensi ekosistem tadbir urus.

Proses penyediaan manual ini turut mendapat dedikasi penuh daripada staf-staf yang terlibat termasuk Dr. Subramaniam Govindan dan Nur Farah Wani Mohd Nasir.

“Dokumen tadbir urus ini merangkumi pelbagai dasar dan prosedur yang mampu memberi kesan positif dalam pengamalan tadbir urus organisasi. Kandungannya turut diolah mengikut perkhidmatan yang ditawarkan oleh PTJ bagi memudahkan warga USM memahami dan menghayati setiap proses kerja perkhidmatan dan aktiviti yang ditawarkan di USM,” ujar Sofri lanjut.

Selain diterbitkan dalam bentuk modul, dokumen berkenaan yang turut dibangunkan bersama juga boleh diakses melalui laman sesawang yang dinamakan MyGovernance@USM.

Laman sesawang ini juga dibangunkan dengan ‘tracking number’ bagi mendapatkan bilangan warga USM yang mengakses ke laman sesawang sebagai bukti modul ini dibaca, difahami dan menjadi panduan kepada warga USM.

Dalam agenda kelestarian USM, penghasilan kompilasi dokumen tadbir urus berpusat ini berpotensi menyumbang melalui penarafan Sustainable Development Goals (SDG) dalam konteks Peace, Justice, and Strong Institutions (SDG 16).

Teks: Dr. Subramaniam Govindan (Jabatan Pendaftar) & Marziana Mohamed Alias/Foto: Dr. Subramaniam Govindan (Jabatan Pendaftar)